Anleitung: QR-Codes aus einer Excel-Liste erstellen
So bereitest du eine Tabelle vor, damit aus jeder Zeile ein QR-Code mit sinnvollem Dateinamen wird – ohne Makros, ohne Add-in und ohne dass die Daten an einen fremden Dienst gehen.
1. Eine Zeile je Code, eine Spalte je Angabe
Lege in der ersten Zeile Spaltennamen an, zum Beispiel Nummer, Bezeichnung und Link. Darunter steht je Zeile ein Code. Leere Zeilen werden übersprungen. Verbundene Zellen und Zwischenüberschriften solltest du entfernen.
| Nummer | Bezeichnung | Link |
|---|---|---|
| R-101 | Besprechungsraum | https://example.org/raum/R-101 |
| R-102 | Küche | https://example.org/raum/R-102 |
2. Links vollständig schreiben
Schreibe Links mit https:// am Anfang. Ein Link, der nur mit „www.“ beginnt, wird von manchen Scanner-Apps als Text statt als Link erkannt; das Werkzeug ergänzt https:// auf Wunsch. Leerzeichen gehören nicht in eine Adresse – beim Scannen endet der Link sonst an dieser Stelle.
Statt jeden Link auszuschreiben, reicht oft eine Spalte mit der Nummer. Im Werkzeug wählst du dann „Vorlage“ und trägst zum Beispiel https://example.org/raum/{Nummer} ein.
3. Nummern als Text formatieren
Excel wandelt lange Ziffernfolgen in Zahlen um: Aus 4006381333931 wird in der CSV-Datei schnell „4,00638E+12“, führende Nullen verschwinden. Markiere die Spalte vor dem Eintippen oder Einfügen und stelle sie auf das Zahlenformat Text. Microsoft beschreibt das im Support-Artikel „Beibehalten führender Nullen und großer Zahlen“. Das Werkzeug warnt, wenn ein Inhalt nach Exponentialschreibweise aussieht.
4. Datei speichern oder Zellen kopieren
Du kannst die .xlsx-Datei direkt laden; gelesen wird das erste Tabellenblatt, Formeln zählen mit ihrem zuletzt gespeicherten Ergebnis. Alternativ speicherst du als „CSV UTF-8“ oder kopierst die Zellen samt Spaltennamen und fügst sie unter „Stattdessen Text einfügen“ ein. Die alte Excel-Form .xls liest das Werkzeug nicht – dann bitte als .xlsx speichern.
5. Dateinamen wählen und herunterladen
Wähle unter „Dateiname und Beschriftung aus“ die Spalte, nach der die Bilder heißen sollen, zum Beispiel die Nummer. Zeichen wie / : ? * werden ersetzt, gleiche Namen bekommen -2, -3 angehängt. Im ZIP liegt außerdem uebersicht.csv, die jede Datei ihrer Zeile und ihrem Inhalt zuordnet.
6. Codes zurück in Excel oder Word holen
PNG-Dateien fügst du in Excel und Word über „Einfügen → Bilder“ ein. Für Serienbriefe in Word mit einem Bild je Datensatz lohnt sich meist der umgekehrte Weg: Etiketten oder Karten direkt hier drucken (Abschnitt 3 im Werkzeug) und die Beschriftung aus der Liste mitdrucken.